Angażowanie odbiorców

Wewnętrzne chatboty – 10 sposobów na pomoc Twoim pracownikom

Według Statisty do 2024 roku w internecie ma być aż 8.4 miliardów cyfrowych asystentów głosowych – to więcej niż populacja ludzka obecnie. Voiceboty stają się coraz bardziej popularne zarówno wśród konsumentów i przedsiębiorstw.

W dzisiejszym artykule będziemy mówić o wewnętrznych asystentach głosowych – czym są i jak można je wykorzystać w codziennych działaniach firm.

Czym jest wewnętrzny asystent głosowy?

Wewnętrzny asystent głosowy jest chatbotem, który wspiera Twoich pracowników w codziennej pracy. Nasłuchuje on konkretnych poleceń głosowych i wykonuje czynności zadane przez użytkownika. Opiera się na takich technologiach jak przetwarzanie języka naturalnego  rozpoznawanie głosu. Najbardziej zaawansowane narzędzia wykorzystują też sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe.

Zalety używania wirtualnych asystentów AI przez Twoich pracowników

Poniżej wymienimy niektóre z największych zalet wprowadzania wewnętrznych chatbotów do działalności biznesowej.

#1 Więcej czasu na pracę koncepcyjną głęboką

Czy są to niekończące się spotkania czy ciągła komunikacja, w pracy bezustannie coś nas rozprasza. Pozostawia to bardzo mało czasu na pracę głęboką. Mało tego, za każdym razem gdy coś nas rozproszy potrzebujemy około 25 minut by wrócić do pełnej produktywności. To ogromna strata czasu! 

Problem ten może zostać rozwiązany przez asystenta głosowego, który zajmie się różnymi zadaniami zleconymi przez pracowników. Wyobraźmy sobie, że jeden z twoich pracowników ma za zadanie sporządzić prezentację na temat wyników ostatniej kampanii marketingowej. Niestety nie może znaleźć istotnych materiałów. Zamiast wypytywać współpracowników bądź przełożonego, może po prostu zwrócić się do wirtualnego asystenta AI, który wyjaśni gdzie znajdują się wszystkie niezbędne materiały.

Stosując asystentów głosowych możesz zredukować ilość czasu poświęconego na komunikację i zaoszczędzić go na pracę głęboką, co wiąże się też z następnym punktem.

#2 Zwiększenie produktywności

Trudno to sobie wyobrazić, ale przeciętna osoba pracując przy komputerze jest rozpraszana średnio co 40 sekund. To zdumiewające! Ciekawi mnie jak mało czasu zostaje nam na faktyczną pracę. Amerykańskie firmy
tracą nawet 650 miliardów dolarów rocznie
właśnie przez spadki produktywności. Gdyby zmniejszyć ilość zbędnych interakcji, produktywność pracowników znacznie by wzrosła. Na szczęście jest to w zupełności osiągalne. Wystarczy, że zainwestujesz w asystenta głosowego.

#3 Asystent głosowy AI staje się pojedynczym źródłem prawdy

Czy obiło Ci się o uszy sformułowanie “pojedyncze źródła prawdy”? Jak nazwa wskazuje, dają one pracownikom dostęp do wewnętrznych źródeł oraz dokumentów o projektach i procedurach. W nich mogą znaleźć odpowiedzi na dręczące ich pytania. Niestety w większości przypadków pojedyncze źródła prawdy przyjmują wyłącznie pisemną postać – na przykład bazy wiedzy lub arkusze w Excelu. Oczywiście, staje się to problemem jeśli te materiały urosną do zbyt dużych rozmiarów. 

Na szczęście możesz wyposażyć swojego asystenta głosowego w cały wewnętrzny know-how. Gdy następnym razem członek Twojego zespołu będzie potrzebować informacji, asystent głosowy dostarczy je w przeciągu sekund.

#4 Ułatwienie dostępu dla pracowników niedowidzących lub z niepełnosprawnościami

Korzystanie z wewnętrznych asystentów głosowych czyni firmę bardziej inkluzywną dla pracowników mających trudności z pisaniem lub czytaniem. Jest to ogromna zaleta, o której nie powinno się zapominać. Istnieją przynajmniej dwa powody, dla których ma to tak duże znaczenie.

Po pierwsze, amerykańskie Centers for Disease Control (CDC) szacuje, że co czwarty dorosły Amerykanin ma jakąś formę niepełnosprawności. Nie znaczy to jednak, że ci ludzie nie pracują. Po drugie, do roku 2030 liczba ludzi powyżej 65 roku życia prawdopodobnie przekroczy liczbę dzieci po raz pierwszy w historii USA.

Jeden z pomysłodawców projektowania zorientowanego na użytkownika, Don Norman twierdzi, że “nowe technologie opierają się głównie na ekranach z małymi literkami i obszarami wrażliwymi na dotyk, na których tym trudniej operować im gorsza koordynacja wzrokowo-ruchowa”. Wprowadzając asystentów głosowych, oddalasz się od praktyk dyskryminujących starzejącą się siłę roboczą. Możesz też udostępnić niektóre stanowiska tym, którzy nie mogą używać klawiatur i ekranów.

#5 Natychmiastowe odpowiedzi

Czy przytrafiła Ci się sytuacja, w której brak informacji uniemożliwił Ci pracę nad projektem? Dzięki asystentem głosowym AI dostarczysz pracownikom odpowiedzi w mgnieniu oka. W rezultacie będą konsultować wyłącznie te problemy, do których naprawdę potrzebna jest pomoc innych.

Ponadto, wewnętrzny asystent głosowy może pomóc rozwiązać dylematy wymagające szybkiego działania. Na przykład, jeśli Twoi menedżerowie stają w obliczu problemu, który można ugryźć na dwa sposoby, wystarczy że poproszą o materiały dotyczące podobnych wyzwań z przeszłości i porównają ówczesne rozwiązania.

#6 Mniej maili

Email wciąż jest najczęstszym środkiem komunikacji. Przeciętny pracownik biurowy wysyła 40 maili dziennie. Tygodniowo przekłada się to na 15.5 godzin poświęconych pisaniu maili. Liczba ta będzie rosnąć po tym jak pandemia zmusiła większość firm do przejścia na pracę zdalną. 

Wewnętrzny chatbot, z którym pracownicy mogliby się w razie potrzeby kontaktować, wyeliminowałby potrzebę wysyłania wielu maili. Byłoby to mniej czasochłonne rozwiązanie nie tylko dlatego, że komunikacja odbywałaby się werbalnie, ale też dlatego, że asystent udzielałby natychmiastowych odpowiedzi.

#7 Asystent głosowy AI może wdrażać nowych pracowników

Boty głosowe mogą pomóc w procesie wdrażania świeżo zatrudnionych. Jest to istotne ponieważ udany proces wdrażania sprawia, że niemal 70% pracowników jest bardziej skłonnych pozostać w firmie przez trzy lata.

W jaki sposób asystenci głosowi mogą pomóc? Po pierwsze, w każdej chwili mogą udzielić odpowiedzi na pytania dręczące pracownika. Po drugie, można im zadawać te same pytania nieskończoną ilość razy, a nowy pracownik nie musi obawiać się, że przeszkodzi im w pracy bądź zirytuje.

#8 Odciążenie działu HR

Asystenci głosowi mogą znacznie odciążyć działy HR. Pracownicy mogą zwrócić się do bota wewnętrznego nie tylko z pytaniami o biuro, projekty i kwestie administracyjne, ale również o własne kariery. Może Cię zdziwić jak wielu ludzi wolałoby pytać bota o termin najbliższej ewaluacji czy następnego wydarzenia integracyjnego. Wirtualnego asystenta AI możesz nawet zaprogramować, żeby odpowiadał na pytania związane z wypłatą. Na przykład “czy dostaniemy bonus świąteczny w tym roku? albo “na kiedy zaplanowane są wypłaty dla naszych wykonawców?”.

#9 Zwiększenia zaangażowania i satysfakcji pracowników

Świadomość tego, że w każdej chwili możesz zwrócić się do swojego asystenta głosowego owocuje bezpieczniejszym i bardziej stabilnym środowiskiem pracy. Spójrz na to w ten sposób – Twoi pracownicy nie muszą się obawiać, że swoimi pytaniami odciągną kogoś od obowiązków, ani że ich własna praca nie zostanie przerwana. Możesz się spodziewać, że pracownicy zaczną przychodzić do pracy weselsi i bardziej zaangażowani, gdy będą mogli w spokoju realizować zadania bez zmęczenia spowodowanego interakcją między zespołami.

#10 Wsparcie w codziennych pracach administracyjnych

Chatboty wewnętrzne mogą być prawdziwym wybawieniem w czasie zmian administracyjnych, okresów przejściowych oraz zmian dotyczących pracowników i obszaru roboczego. Dobrym przykładem może być tu RODO, które wymaga od firm dostosowania regulaminu i organizacji pracy w zgodzie z tym rozporządzeniem. Jak łatwo sobie wyobrazić, wprowadzenie RODO wymagało stworzenia nowych procesów wewnętrznych i formularzy, które wywołały wiele pytań. Wykonanie całej niezbędnej pracy “ręcznie” byłoby bardzo stresujące i czasochłonne. Dlatego zalecamy zainwestować w wirtualnego asystenta AI i zaoszczędzić sobie trudu.

Podsumowanie

Jest wiele powodów dla których warto rozważyć zaimplementowanie asystenta głosowego AI. Po pierwsze, jeśli będzie mieć on dostęp do danych Twojego chatbota wewnętrznym i innych źródeł, ograniczysz niepotrzebną komunikację między pracownikami. Po drugie, Twój zespół będzie wiedział, że odpowiedzi na wiele z dręczących ich pytań są na wyciągnięcie ręki. Na przykład, jeśli Twój zespół projektowy lub zespół obsługi klienta napotka problem, będą mogli szybko skonsultować się z asystentem głosowym AI i dowiedzieć się jak firma radziła sobie z podobnymi problemami w przeszłości. Pomyśl tylko jak bardzo asystent głosowy przysłuży się zwiększeniu zaangażowania pracowników!

Po trzecie, asystenci głosowi są przyszłością. Mogą posłużyć jako ogromne wsparcie w procesie wdrażania nowych pracowników – tak bardzo potrzebne teraz, gdy wielu z nas przeszło na pracę zdalną lub hybrydową.

Jeśli ciekawi Cię jak jeszcze boty wewnętrzne mogą pomóc w działaniach Twoje firmy, sprawdź nasze darmowe demo!